تسوية العهدة النقدية: خطوات إغلاقها بالفواتير دون فروقات

تسوية العهدة النقدية هي مطابقة المبلغ الذي استلمه الموظف مع ما أنفقه فعلاً بمستندات مؤيدة وما أعاده نقداً، بحيث يكون: قيمة العهدة = المصروفات الموثقة + المبلغ المردود. أي فرق بعد هذه المعادلة يجب تفسيره أو تحميله على صاحب العهدة قبل إغلاقها رسمياً.

كثير من المنشآت الصغيرة تصرف العهدة بسرعة، ثم تتأخر في إغلاقها أسابيع، فتتراكم الفواتير المتفرقة وتضيع تفاصيل الصرف ويتعطل الإقفال المحاسبي. الخطوات التالية تختصر عليك هذا الطريق.

لماذا تتأخر تسوية العهد عادةً؟

• لا يوجد موعد نهائي واضح لتقديم المستندات.
• الفواتير تصل بصور متفرقة عبر الواتساب أو تُفقد في السيارة أو الجيب.
• لا يُربط كل مصروف بمشروع أو مركز تكلفة عند حدوثه، فيصعب توزيعه لاحقاً.
• تُسلَّم عهدة جديدة لنفس الموظف قبل إقفال السابقة، فتختلط الأرصدة.

خطوات تسوية العهدة النقدية

1. حدّد رقم العهدة وصاحبها والغرض منها ومبلغها وتاريخ الاستلام وتاريخ الاستحقاق للتسوية عند الصرف، وليس بعده.
2. اجمع كل المستندات: الفواتير الضريبية والإيصالات وسندات الدفع لما لا تصدر له فاتورة.
3. تحقق من كل مستند: اسم المورد، التاريخ، المبلغ، وأن البيان يتفق مع غرض العهدة.
4. صنّف كل مصروف حسب بند المصروف ومركز التكلفة أو المشروع المرتبط به.
5. احسب الإجمالي وقارنه بقيمة العهدة، ثم حدّد المبلغ المتبقي.
6. أعِد المتبقي نقداً أو بتحويل بنكي واحتفظ بسند الاستلام، أو اعتمد تعويض الزيادة إن أنفق الموظف من ماله.
7. اعتمد التسوية من المسؤول المخوّل، ثم أغلق العهدة وأرشف ملفها كاملاً.

مثال عملي بالريال

صُرفت عهدة بقيمة 5,000 ريال لمشرف موقع لتغطية مصروفات أسبوع. عند التسوية ظهرت الحركة التالية:

3,850 + 1,100 = 4,950 ريال، أي أن هناك 50 ريالاً بلا مستند. هنا لا تُغلق العهدة تلقائياً: يُطلب من الموظف إحضار المستند أو تُحمّل القيمة عليه وفق سياسة المنشأة المكتوبة، ويُوثق القرار.

القاعدة العملية: لا تُصرف عهدة جديدة لموظف لديه عهدة سابقة متجاوزة موعد التسوية. هذه القاعدة وحدها تقلل أغلب التراكمات.

المستندات المقبولة في التسوية

الأصل أن تُسوّى العهدة بفواتير ضريبية صحيحة من موردين مسجلين، لأنها تدعم الخصم والمراجعة الضريبية. احرص على أن تتضمن الفاتورة بيانات المورد وتاريخها وتفاصيل المشتريات وفق متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وراجع موقع الهيئة الرسمي لمعرفة التفاصيل المحدثة. أما المصروفات الصغيرة التي لا تصدر لها فاتورة، كأجرة مواقف أو نقل بسيط، فتُثبت بإيصال أو إقرار مكتوب معتمد، على أن تحدد سياسة المنشأة سقفاً لها.

أخطاء شائعة تسبب فروقات

• قبول فاتورة لا تطابق غرض العهدة، كفاتورة شخصية ضمن مصروفات مشروع.
• تسوية العهدة بمستندات مكررة، كتقديم الفاتورة نفسها مرتين في عهدتين.
• ترك المبالغ الصغيرة دون إثبات حتى تتراكم.
• إغلاق العهدة دون سند لاستلام المبلغ المردود.
• تسجيل المصروف على حساب عام دون مركز تكلفة، فتفقد تقارير المشروع دقتها.

ضوابط تجعل الإغلاق أسرع

• حدد مدة قصوى للتسوية، مثل خمسة أيام عمل بعد انتهاء الغرض.
• اطلب تصوير الفاتورة ورفعها في لحظة الشراء وليس آخر الأسبوع.
• اجعل صاحب العهدة يختار بند المصروف ومركز التكلفة عند الرفع.
• فصّل بين من يصرف العهدة ومن يعتمد تسويتها.
• راجع العهد المفتوحة أسبوعياً وأرسل تنبيهاً للمتأخر منها.

يمكنك تطبيق ذلك بجدول بسيط في البداية، لكن حين يزيد عدد العهد والموظفين يصبح الربط اليدوي بين الفاتورة والمصروف والمشروع مرهقاً. منصة «قيد» تتيح ربط كل مصروف بفاتورته ومركز تكلفته لحظة تسجيله، وتُظهر العهد المفتوحة والمتأخرة في مكان واحد، فيقل الجهد في الإقفال.

العهدة المغلقة في وقتها تعني محاسبة أسهل ومشروعاً أوضح ومنشأة أقل عرضة للفروقات.