دليل عمل المحاسب مع قيد: روتين أسبوعي وشهري

يستفيد المحاسب من قيد بأن ينقل عمله من تجميع الفواتير ومطاردتها إلى مراجعتها: تصل الفاتورة مسجّلة بمورّدها ورقمها الضريبي وتاريخها وإجماليها، وتبقى مربوطة بالسلفة والمشروع، ويُحسب رصيد كل سلفة من السجلات، فيقتصر وقته على مراجعة الاستثناءات وإقفال الفترة. هذا الدليل يحدد ما ينفّذه المحاسب أسبوعياً وشهرياً، وما لا يغنيه النظام عنه.

ما الذي يتغير في عمل المحاسب

اختيار دور المحاسب قبل البدء

في قيد أربعة أدوار: «مدير» بصلاحيات كاملة (يعتمد الفواتير ويقفل الحسابات ويدير الإعدادات)، و«موظف متابعة» (يسجّل في كل السلف وتبقى فواتيره بانتظار التأكيد)، و«اطلاع فقط»، و«صاحب سلفة» (يوثّق صرف سلفته). صاحب المنشأة هو من يحدد الدور، ولكل خيار أثر:

• محاسب بدور «موظف متابعة»: يسجّل ويتابع جميع السلف، ويؤكد المدير فواتيره. يناسب المنشأة التي يريد مالكها أن يبقى الاعتماد بيده.
• محاسب بدور «مدير»: يعتمد الفواتير ويقفل الحسابات بنفسه. يناسب المنشأة التي فوّضت الإدارة المالية بالكامل، والأفضل أن يطّلع المالك دورياً على التقارير وسجل العمليات.
• «اطلاع فقط»: لمن يراجع دون أن يسجّل أو يعدّل، كمراجع خارجي.

الأفضل تنظيمياً ألا يسجّل الشخص الفاتورة ويعتمدها بنفسه. هذه توصية إدارية للمنشأة وليست قيداً يفرضه المنتج، فالمدير يملك صلاحيات كاملة.

الروتين الأسبوعي: ٣٠ دقيقة في يوم ثابت

حدّد يوماً ثابتاً، كل خميس مثلاً، ونفّذ الخطوات بالترتيب:

1. افتح «السلف» وسجّل لكل سلفة المستلم والمصروف والمتبقي. اسأل عن أي سلفة متبقيها صغير مقارنة بنشاطها.
2. راجع الفواتير بانتظار التأكيد. إن كنت مديراً فأكّد أو ارفض، وإن كنت موظف متابعة فارفع الملاحظات للمدير.
3. عند ظهور تنبيه تكرار، قارن المورد والرقم الضريبي ورقم الفاتورة والتاريخ والإجمالي. تشابه الحقول يستدعي التحقق ولا يثبت التكرار وحده.
4. طابق بيانات رمز QR (المورد والرقم الضريبي والتاريخ والإجمالي والضريبة) مع الفاتورة نفسها، وتأكد أن البند والمشروع صحيحان.
5. اطّلع على «سجل العمليات» لأي تعديل غير متوقع بعد التسجيل.

مثال بالريال

سلفة مشروع مبلغها الأصلي ٤٬٠٠٠ ريال، أُضيف إليها ٢٬٠٠٠ ريال، فالمستلم ٦٬٠٠٠. المصروف ٤٬٢٠٠ ريال، منها ٨٠٠ ريال بانتظار التأكيد، ومعاد ٣٠٠ ريال. المتبقي = ٦٬٠٠٠ − ٤٬٢٠٠ − ٣٠٠ = ١٬٥٠٠ ريال. مبلغ الـ٨٠٠ جزء من المصروف أصلاً، وتأكيده لا يخصمه مرة ثانية.

الـ١٬٥٠٠ ريال رقم محسوب من السجلات وليس جرداً للنقد. إن ظهر عند الجرد الفعلي ١٬٣٠٠ ريال، فالفرق ٢٠٠ ريال يُوثَّق ويُتحقق منه ويُراجع مع المختص. لا يُخصم من راتب الموظف ولا يُحمَّل له قبل التحقق.

الروتين الشهري: من التحليل إلى الإقفال

1. أنهِ كل الفواتير بانتظار التأكيد، سواء بتأكيدها أو رفضها. الفاتورة المرفوضة تُستبعد من المصروف ويرتفع المتبقي.
2. من «التقارير والتحليلات» حلّل المصروف حسب المجموعة والموظف والمشروع، ثم صدّر Excel أو PDF لمحاسبتك الداخلية.
3. نزّل المستندات دفعة واحدة وأرشفها مع التقرير.
4. اطلب من المدير إقفال الحساب من «مراجعة الحساب»، أو نفّذه إن كنت مديراً. بعد الإقفال لا يُعدَّل أي مصروف فيه إلا بعد إعادة فتحه، ويُحفظ رقم الإقفال ومن أقفل ومتى.
5. دوّن رقم الإقفال في ملف الشهر.

ما لا يغنيك عنه قيد

• اعتماد المصروف في قيد ليس أمراً مصرفياً بالدفع، ورفض السجل المكرر ليس استرداداً نقدياً.
• الاعتماد الداخلي لا يثبت أهلية الخصم الضريبي. للمتطلبات الضريبية راجع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ومحاسبك القانوني.
• غياب تنبيهات التكرار لا يثبت غياب الحاجة للمراجعة.

قائمة التحقق: ما يطبّقه المحاسب

1. اطلب من المالك تحديد دورك (مدير أو موظف متابعة) كتابةً قبل البدء. المعيار: الدور مسجّل في «الإدارة».
2. حدّد يوم مراجعة أسبوعي ثابت وسجّله في تقويمك. المعيار: مراجعة منفَّذة كل أسبوع دون انقطاع.
3. افتح «السلف» وسجّل المستلم والمصروف والمتبقي لكل سلفة. المعيار: ملف أسبوعي يضم أرقام كل السلف.
4. أنهِ الفواتير بانتظار التأكيد أو ارفع الملاحظات للمدير. المعيار: لا فاتورة معلّقة أكثر من أسبوع.
5. تحقق من كل تنبيه تكرار بمقارنة المورد والرقم الضريبي ورقم الفاتورة والتاريخ والإجمالي. المعيار: قرار موثّق بجانب كل تنبيه.
6. طابق بيانات الفاتورة مع رمز QR والبند والمشروع. المعيار: عيّنة مطابقة لا تقل عن خمس فواتير أسبوعياً، أو الأكثر قيمةً.
7. أجرِ جرداً فعلياً للنقد دورياً وقارنه بالمتبقي. المعيار: أي فرق موثّق وسببه مكتوب قبل أي إجراء.
8. صدّر تقرير الشهر وحمّل المستندات قبل الإقفال. المعيار: ملف Excel أو PDF ومستندات محفوظة في أرشيف الشهر.
9. اطلب إقفال الحساب بعد إنهاء المراجعة. المعيار: رقم إقفال مسجّل في ملف الشهر.

كيف يتأكد صاحب المنشأة من التطبيق

• افتح «السلف» وتحقق أن المتبقي لكل سلفة يطابق ملف المحاسب الأسبوعي.
• ابحث عن فواتير بانتظار التأكيد مرّ عليها أكثر من أسبوع.
• افتح «سجل العمليات» وراجع آخر تعديلات، ومن أجراها ومتى.
• اطلب رقم إقفال الشهر الماضي من «مراجعة الحساب» وتاريخه.
• اطلب تقرير Excel لآخر شهر وقارن مجموعه بإجمالي السلف.

إن لم تجرّب قيد بعد، فالتجربة المجانية ١٤ يوماً دون بطاقة بنكية تكفي لتطبيق هذا الروتين على سلفة واحدة وقياس الوقت الموفَّر.