دليل قيد (8): التقارير والتحليلات وتنزيل المستندات

في هذا الدرس تتعلم كيف تقرأ مصروفات منشأتك في «التقارير والتحليلات» حسب المجموعة والموظف والمشروع، وكيف تصدّر تقريراً بصيغة PDF أو ملفاً بصيغة Excel، وكيف تنزّل مستندات الفواتير دفعة واحدة. الدرس موجّه إلى المدير الذي يفتح هذا القسم، وإلى المحاسب الذي يتسلّم الملفات ويراجعها.

ماذا يقدّم قسم «التقارير والتحليلات»؟

القسم مخصص للمدير، ويجمع ثلاث وظائف في مكان واحد:

• تحليل المصروف حسب المجموعة والموظف والمشروع.
• تصدير تقرير PDF أو ملف Excel، إما شاملاً أو لصاحب سلفة محدد.
• تنزيل المستندات (صور الفواتير وملفاتها) دفعة واحدة بدل فتحها واحدة واحدة.

التحليل حسب المشروع والمجموعة يعتمد على ما أعددته في «الإدارة» من مشاريع ومراكز تكلفة ومجموعات (راجع الجزء 6). وإن فعّلت حقولاً إضافية في «الإدارة» (الجزء 7) فستُدرج في التقارير وملفات Excel.

الخطوات: من التحليل إلى الملف

1. ادخل بحساب بدور «مدير» وافتح «التقارير والتحليلات».
2. اقرأ تحليل المصروف حسب «المجموعة» لتعرف أي نوع من المصروفات يستهلك الحصة الأكبر.
3. اقرأ التحليل حسب «الموظف» لترى من صرف كم، ثم حسب «المشروع» لترى أين ذهب المال.
4. للحصول على تقرير مطبوع أو للأرشفة: صدّر ملف PDF، وحدّد هل هو شامل أو لصاحب سلفة محدد.
5. للتحليل والفرز والمطابقة: صدّر ملف Excel، شاملاً أو لصاحب سلفة محدد، وسلّمه للمحاسب.
6. لتجهيز ملف المراجعة: نزّل المستندات دفعة واحدة وأرسلها مع التقرير.
7. قارن إجماليات التقرير بما تراه في «الرصيد» وفي «السلف»؛ يجب أن تتطابق الأرقام لأنها من السجلات نفسها.

تصدر التقارير الرسمية (PDF وExcel) بالعربية حتى لو كانت واجهتك بالإنجليزية.

كيف تقرأ الأرقام بشكل صحيح؟

أرقام التقارير محسوبة من السجلات وليست جرداً للنقد الفعلي. المصروف يشمل الفواتير المؤكدة والفواتير بانتظار التأكيد، ويستبعد المرفوضة والمحذوفة. وفاتورة «بانتظار» جزء من المصروف وليست خصماً إضافياً عليه.

مثال: سلفة مبلغها الأصلي 5,000 ريال أُضيف إليها تصحيح 500 ريال، فيكون المستلم 5,500 ريال. المصروف 3,200 ريال، منها 700 ريال بانتظار التأكيد، والمعاد 300 ريال. المتبقي = 5,500 − 3,200 − 300 = 2,000 ريال. هذا هو الرقم الذي يجب أن تجده في التقرير. أما النقد الموجود فعلاً في يد صاحب السلفة فيُعرف بجرد فعلي مستقل، ثم يُقارن بالمتبقي المحسوب.

نصيحة عملية: صدّر التقرير بعد أن يُقفل المدير الحساب من «مراجعة الحساب»؛ فلا يُعدَّل أي مصروف فيه إلا بعد إعادة فتحه، ويطابق الملف السجلات المقفلة. صدّر ملف Excel وحمّل المستندات في اليوم نفسه، واحفظ الاثنين في مجلد واحد باسم يحمل الشهر، فيسهل الرجوع إليهما عند أي استفسار.

قائمة التحقق

1. فتحتُ «التقارير والتحليلات» بحساب «مدير» ورأيتُ التحليل حسب المجموعة والموظف والمشروع.
2. صدّرتُ تقرير PDF شاملاً وآخر لصاحب سلفة محدد، وتأكدتُ أنهما يفتحان بشكل سليم.
3. صدّرتُ ملف Excel وسلّمتُه للمحاسب.
4. نزّلتُ المستندات دفعة واحدة وحفظتُها مع التقرير.
5. طابقتُ المتبقي في التقرير مع «الرصيد» و«السلف» لسلفة واحدة على الأقل.
6. حدّدتُ موعد الجرد الفعلي للنقد ولم أعتمد على الرصيد المحسوب وحده.

الجزء التالي من السلسلة: «دليل قيد (9): سجل العمليات والنسخ الاحتياطية: رقابة واطمئنان».