دليل ضبط النثريات في المنشأة: خطوات يطبّقها المحاسب

تُضبط النثريات بأربعة أمور: سلفة ثابتة المبلغ باسم شخص واحد، وسقف مكتوب لكل عملية شراء، وفاتورة موثّقة لكل مبلغ يُصرف، ومراجعة أسبوعية يتبعها جرد نقدي فعلي. إذا طُبّقت هذه الأربعة صارت المصروفات الصغيرة المتكررة، كالضيافة والنظافة والمواصلات، مقروءة ومحاسَباً عليها بدل أن تتحول إلى بند مبهم في آخر الشهر.

لماذا تحتاج النثريات ضبطاً خاصاً؟

المبالغ الصغيرة لا تلفت الانتباه، ولهذا تتراكم دون مراجعة. شراء بـ٣٥ ريالاً لا يستدعي اجتماعاً، لكن ٦٠ عملية كهذه في الشهر تعني ٢٬١٠٠ ريال لا يعرف أحد أين ذهبت إن لم تكن موثّقة. والمطلوب هنا ضبط يناسب حجم المبلغ لا إجراءات ثقيلة.

أولاً: عرّف ما هو «نثرية» وحدّد سقف كل فئة

اكتب جدولاً من صفحة واحدة يوزَّع على كل من يشتري باسم المنشأة. الأرقام التالية أمثلة، وتحدد المنشأة سقوفها بحسب نشاطها وحجمها.

وما زاد على السقف لا يُشترى من النثريات؛ يمر بمسار المشتريات المعتاد وبموافقة مسبقة. هذه قاعدة تنظيمية تضعها المنشأة وتلتزم بها، وليست خاصية تقنية في المنتج.

ثانياً: سلفة واحدة ثابتة وصاحب واحد

في قيد، السلفة عهدة تشغيلية لمصروفات العمل. ينشئ المدير سلفة للنثريات بمبلغ محدد، مثل ٣٬٠٠٠ ريال، ويسندها إلى صاحبها، كمسؤول الإدارة أو أمين الصندوق. لا تجعل النثريات في جيب أكثر من شخص، فتعدد الأيدي يضيّع المسؤولية. ولا تزد على السلفة إلا بعد مراجعة فواتير الفترة السابقة، ويُسجَّل ذلك إضافةً على السلفة.

ثالثاً: سجّل كل شراء في يومه

• يفتح صاحب السلفة «مصروف جديد» ويصوّر الفاتورة بالكاميرا مباشرة؛ فالتصوير المباشر أوضح من الصور المصغّرة.
• يقرأ قيد رمز QR في الفاتورة الإلكترونية، وإن لم يجد رمزاً مقروءاً قرأ الفاتورة تلقائياً، وللقراءة التلقائية رصيد شهري.
• يراجع صاحب السلفة المبلغ والبند قبل الحفظ، ويضيف الحقول الإضافية إن فعّلها المدير، كحقل «سبب الشراء».
• يصنّف المصروف في مجموعة تقابل الفئات أعلاه، ويربطه بالمشروع أو مركز التكلفة عند الحاجة.

مثال بالريال: سلفة نثريات لشهر واحد

سلفة نثريات مبلغها ٣٬٠٠٠ ريال، سُجّلت عليها فواتير مؤكدة بـ١٬٩٠٠ ريال وفواتير بانتظار التأكيد بـ٤٨٠ ريالاً. المصروف هنا ٢٬٣٨٠ ريالاً لا ٢٬٨٦٠؛ فالفواتير التي بانتظار التأكيد جزء من المصروف وليست خصماً إضافياً عليه. والمتبقي ٦٢٠ ريالاً (٣٬٠٠٠ − ٢٬٣٨٠ − صفر معاد − صفر مرحّل).

الرصيد في قيد محسوب من السجلات، وليس جرداً للنقد الفعلي. فالمتبقي ٦٢٠ ريالاً لا يثبت أن في الدُّرج ٦٢٠ ريالاً؛ يُثبت ذلك العدّ الفعلي وحده.

رابعاً: جرد نقدي أسبوعي يُقارَن بالمتبقي

كل أسبوع يعدّ المحاسب النقد الموجود مع صاحب السلفة ويقارنه بالمتبقي في «الرصيد»، ويدوّن التاريخ والمبلغين والتوقيعين. فإذا ظهر فرق، كخمسين ريالاً مثلاً، فوثّقه وتحقق منه: فاتورة لم تُسجَّل، أو مبلغ مُعاد لم يُقيَّد، أو خطأ في العدّ. ولا يُخصم الفرق من راتب الموظف ولا يُحمَّله دون تحقق ومراجعة مع المختص.

خامساً: افحص التجزئة والتكرار شهرياً

من «التقارير والتحليلات» يصدّر المدير ملف Excel لسلفة النثريات، ويرتّبه المحاسب بحسب المورد ثم التاريخ. تشابه الحقول يستدعي التحقق ولا يثبت وحده خطأً أو سوء نية. وهذه أمثلة لما يستحق النظر:

• عمليات متتالية من المورد نفسه في اليوم نفسه، كل واحدة قريبة من السقف (مثل ١٤٥ و١٤٨ و١٤٩ ريالاً).
• فاتورة تحمل رقماً ومبلغاً متطابقين مع أخرى، وقد ينبّه قيد إلى أن الفاتورة بدت مسجّلة مسبقاً.
• مصروفات بلا بيان أو بسبب شراء عام لا يفسّر الحاجة.

وعند الاشتباه اسأل صاحب السلفة وراجع المستند الأصلي. وإن ثبت تكرار تسجيل لا دفع مرتين فارفض السجل المكرر؛ والرفض يستبعد مبلغه من المصروف فقط ولا يعني استرداداً نقدياً.

اعتماد المصروف داخلياً لا يعني أنه قابل للخصم الضريبي. تحقق من استيفاء الفاتورة المتطلبات النظامية، وارجع إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أو محاسبك المختص.

قائمة التحقق: ما يطبّقه المحاسب

1. حدّد مبلغ سلفة النثريات الثابت (مثلاً ٣٬٠٠٠ ريال) واكتبه في السياسة؛ المعيار: سلفة واحدة باسم شخص واحد.
2. اطلب من المدير إنشاء السلفة وإسنادها في قيد؛ المعيار: ظهورها في «السلف» بالمبلغ والاسم الصحيحين.
3. اعتمد جدول الفئات والسقوف في صفحة واحدة ووزّعه على من يشترون باسم المنشأة؛ المعيار: نسخة موقّعة أو مؤرخة لكل منهم.
4. أنشئ مجموعة لكل فئة من «الإدارة ← المجموعات»؛ المعيار: كل فاتورة نثرية تحمل مجموعة.
5. تأكد من تسجيل صاحب السلفة كل شراء بالتصوير خلال يوم عمل واحد؛ المعيار: لا فواتير مجمّعة في آخر الشهر.
6. راجع الفواتير بانتظار التأكيد أسبوعياً وأكّدها أو ارفضها مع سبب مدوَّن؛ المعيار: لا فاتورة معلّقة أقدم من أسبوع.
7. أجرِ الجرد النقدي كل أسبوع وقارنه بالمتبقي؛ المعيار: محضر مؤرخ وموقّع، وكل فرق موثّق ومتحقَّق منه.
8. صدّر ملف Excel شهرياً وافحص المشتريات المتشابهة والمتتالية؛ المعيار: قائمة بالحالات المشتبه فيها ونتيجة التحقق من كل منها.
9. اطلب من المدير إقفال الحساب بعد انتهاء المراجعة؛ المعيار: رقم إقفال محفوظ باسم من أقفل وتاريخه.

كيف يتأكد صاحب المنشأة من التطبيق

• افتح «السلف» وتأكد أن للنثريات سلفة واحدة باسم شخص واحد، وأن المستلم والمصروف والمتبقي منطقية.
• اطلب محضر آخر جرد نقدي أسبوعي وقارن رقمه بالمتبقي في «الرصيد».
• اختر ثلاث فواتير عشوائياً وقارنها بمستنداتها الأصلية وسقف فئتها.
• افتح «سجل العمليات» وانظر من أكّد الفواتير ومتى.
• تأكد من وجود رقم إقفال للشهر الماضي في «مراجعة الحساب».