دليل قيد (7): الحقول الإضافية وتخصيص نموذج الفاتورة

في هذا الدرس تتعلم كيف تفعّل «الحقول الإضافية» من «الإدارة» في قيد، فتظهر خطوةً إضافية عند تسجيل كل فاتورة، وتُدرج قيمها في التقارير وملفات Excel، وكيف تعطّل أي حقل لاحقاً دون أن تضيع القيم التي سُجّلت سابقاً. الدرس موجّه إلى المدير، لأن إعدادات المنشأة من صلاحياته.

متى تحتاج حقلاً إضافياً؟

الفاتورة في قيد تحمل أصلاً بياناتها الأساسية: المورد والرقم الضريبي والتاريخ والإجمالي والضريبة، إضافةً إلى البند. وإذا كانت منشأتك تحتاج معلومة أخرى مع كل مصروف، فالحقل الإضافي هو المكان المناسب لها بدل تدوينها في ورقة جانبية أو رسالة منفصلة.

• رقم أمر الشراء المرتبط بالفاتورة.
• اسم العميل الذي صُرف المبلغ من أجله.
• رقم المركبة أو المعدّة التي تخصها الفاتورة.
• أي معلومة يطلبها محاسبك لتسهيل المطابقة والمراجعة.

قبل أن تضيف حقلاً، اسأل نفسك: هل تغطي المعلومة نفسها «المشاريع ومراكز التكلفة» أو «المجموعات» التي أعددتها في الدرس السادس؟ إن كانت كذلك فاستخدمها، واحتفظ بالحقول الإضافية لما لا يغطيه تصنيفك الحالي.

أين تظهر الحقول الإضافية؟

خطوات تفعيل حقل إضافي

1. افتح «الإدارة» من القائمة الرئيسية.
2. اختر «الحقول الإضافية».
3. حدّد المعلومة التي تريد التقاطها مع كل فاتورة، ثم فعّل الحقل الخاص بها.
4. افتح «مصروف جديد» وسجّل فاتورة: صوّرها أو اخترها من المعرض أو أرفق ملف PDF، وراجع المبلغ والبند.
5. أكمل الخطوات حتى تصل إلى خطوة الحقول الإضافية، وتأكد أن الحقل الذي فعّلته ظاهر فيها، ثم أدخل قيمته.
6. افتح «التقارير والتحليلات» وصدّر ملف Excel، وتحقق من أن الحقل وقيمته مدرجان في الملف.

اجعل التجربة على فاتورة حقيقية صغيرة، فتتأكد من أن الخطوة تظهر في الموضع الصحيح وأن القيمة تصل إلى ملف Excel كما تريد.

نصيحة من واقع المنشآت: كل حقل تفعّله يضيف خطوة على كل من يسجّل فاتورة. ابدأ بحقل أو حقلين فقط، وأخبر الفريق بسبب كل حقل وما الذي يُكتب فيه بالضبط، حتى لا تتفاوت صيغة القيم بين موظف وآخر فيصعب فرزها في Excel لاحقاً.

تعطيل حقل مع حفظ القيم السابقة

إذا لم تعد بحاجة إلى حقل، عطّله من «الإدارة» ثم «الحقول الإضافية». تتوقف خطوته عن الظهور عند تسجيل الفواتير الجديدة، وتبقى القيم التي سُجّلت سابقاً محفوظة ولا تُمحى. فالتعطيل لا يعني حذف تاريخك.

وإذا كنت تحتاج نسخة من القيم بشكلها الحالي، فصدّر ملف Excel من «التقارير والتحليلات» قبل التعطيل، ثم احتفظ به مع ملفات المنشأة.

قائمة التحقق

• حددتُ المعلومة المطلوبة وتأكدت أنها ليست مغطاة بالمشاريع أو المجموعات.
• فعّلتُ الحقل من «الإدارة» ← «الحقول الإضافية».
• سجّلتُ فاتورة وظهرت خطوة الحقل الإضافي عند التسجيل.
• صدّرتُ ملف Excel ووجدتُ الحقل وقيمته فيه.
• أبلغتُ الفريق بما يُكتب في الحقل وبصيغة موحّدة.
• إن عطّلتُ حقلاً، صدّرتُ نسخة من قيمه قبل التعطيل.

الجزء التالي من السلسلة: «دليل قيد (8): التقارير والتحليلات: PDF وExcel وتنزيل المستندات».