دليل قراءة رمز QR في الفاتورة الإلكترونية وفحصها قبل اعتمادها

رمز QR في الفاتورة الإلكترونية السعودية يحمل بيانات أساسية عن الفاتورة: اسم البائع، ورقمه الضريبي، وتاريخ الفاتورة ووقتها، وإجمالي الفاتورة شاملاً الضريبة، ومبلغ الضريبة. وفحصه قبل اعتماد أي مصروف يعني مطابقة هذه البيانات الخمسة مع ما هو مكتوب على الفاتورة نفسها. يستغرق ذلك أقل من دقيقة للفاتورة الواحدة، ويكشف أكثر الأخطاء شيوعاً: مبلغ مُدخل خطأً، أو ضريبة لا تتسق مع الإجمالي، أو فاتورة تخص منشأة أخرى.

ما الذي يحتويه رمز QR في الفاتورة؟

في الفاتورة الضريبية المبسّطة، وهي التي تُصدر عادةً للمشتريات النقدية الصغيرة من المحلات والمطاعم والورش، يضم الرمز البيانات التالية:

• اسم المورد (البائع) كما هو مسجل لدى الجهة الضريبية.
• الرقم الضريبي للمورد.
• تاريخ إصدار الفاتورة ووقتها.
• إجمالي الفاتورة شاملاً ضريبة القيمة المضافة.
• مبلغ ضريبة القيمة المضافة.

قد يتضمن الرمز في مراحل الفوترة الإلكترونية اللاحقة، ومنها مرحلة الربط والتكامل، عناصر تقنية إضافية يولّدها نظام الفوترة لدى المورد. هذه العناصر شأن المورد ونظامه، أما ما يهم منشأتك كمشترية فهو البيانات الخمسة أعلاه. وللتفاصيل الفنية الحالية ارجع إلى الموقع الرسمي لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

كيف تفحص الفاتورة: مطابقة الرمز بالمطبوع

قراءة الرمز تعطيك ما ضمّنه المورد داخله، ولا تُغني عن النظر في الفاتورة. القاعدة العملية: كل حقل في الرمز يجب أن يطابق نظيره المطبوع، وأي اختلاف يُوقف الاعتماد حتى يُفسَّر.

مثال بالريال

اشترى موظف قطعة غيار لسيارة الشركة وسجّل المبلغ ٤٦٠ ريالاً. بعد قراءة الرمز ظهر الإجمالي ٤٦٠ ريالاً والضريبة ٦٠ ريالاً. بنسبة ١٥٪ يكون المبلغ قبل الضريبة ٤٠٠ ريال وضريبته ٦٠ ريالاً، فالأرقام متسقة وتُعتمد بعد مطابقة الاسم والرقم الضريبي والتاريخ. لو ظهر في الرمز ٤٠٠ ريال إجمالاً مع ضريبة ٦٠ ريالاً، فهذا يستدعي مراجعة الفاتورة ومعرفة أيهما الصحيح قبل الاعتماد. راجع النسبة السارية من الموقع الرسمي للهيئة، فهي المرجع إذا تغيّر شيء.

كيف يساعدك قيد في هذه الخطوة

عند «مصروف جديد» تصوّر الفاتورة أو تختارها من المعرض أو ترفق ملف PDF، فيقرأ قيد رمز QR ويستخرج المورد والرقم الضريبي والتاريخ والإجمالي والضريبة. بعد ذلك يراجع المستخدم المبلغ والبند، وله تسجيل بنود الفاتورة تفصيلياً. يبقى القرار بشرياً: قيد يعرض البيانات ويوفّر وقت الإدخال، والمطابقة مع الفاتورة مسؤولية من يراجع.

إن لم يجد قيد رمزاً مقروءاً قرأ الفاتورة تلقائياً، وللقراءة التلقائية رصيد شهري. وللحصول على قراءة أوضح، صوّر بالكاميرا مباشرة من داخل التطبيق بدلاً من صورة مصغّرة من المعرض. كما ينبّه قيد إذا بدت الفاتورة مسجلة مسبقاً، وهذا التنبيه سبب للمراجعة وليس حكماً: تشابه الحقول لا يثبت التكرار وحده، فتحقق من الفاتورة الأصلية قبل الرفض.

حالات خاصة وكيف تتصرف

• رمز غير مقروء بسبب تلف الورقة أو ضعف الإضاءة: أعد التصوير بالكاميرا، وإلا أدخل البيانات من الفاتورة المطبوعة وأشر في الملاحظة إلى أن الرمز لم يُقرأ.
• فاتورة بلا رمز: لا تفترض خطأً ولا صحة. قد تكون من مورد غير مسجل في الضريبة أو إيصالاً غير ضريبي، فاسأل المورد أو اطلب فاتورة ضريبية بديلة إن لزم.
• فاتورة PDF من مورد إلكتروني: أرفقها كما وردت دون تعديل أو إعادة تصدير، لتبقى بياناتها كما صدرت.
• اختلاف بين الرمز والمطبوع: أوقف الاعتماد، ووثّق الفرق بصورة الفاتورة، وراجعه مع المورد أو المحاسب المختص.

اعتماد المصروف داخلياً لا يعني أنه مؤهل لخصم ضريبة المدخلات. أهلية الخصم تحكمها متطلبات الهيئة وطبيعة المصروف ومستنداته، فاعرضها على المحاسب المختص ولا تعتبر الاعتماد الداخلي بديلاً عنها.

قائمة التحقق: ما يطبّقه المحاسب

1. اطلب من كل موظف تصوير الفاتورة الأصلية بالكاميرا مباشرة عند تسجيل أي مصروف. المعيار: لا فاتورة تُقبل بصورة مصغّرة غير واضحة.
2. طابق اسم المورد المقروء من الرمز مع المطبوع على الفاتورة. المعيار: لا يُعتمد مصروف باسمين مختلفين دون ملاحظة موثقة.
3. طابق الرقم الضريبي المقروء مع المطبوع وسجل الموردين لديك. المعيار: أي اختلاف يُوثَّق ويُرفع للمدير قبل الاعتماد.
4. قارن إجمالي الرمز بالمبلغ المسجّل في قيد. المعيار: صفر فرق، أو ملاحظة مكتوبة تفسر الفرق.
5. تحقق من اتساق الضريبة مع الإجمالي بالنسبة السارية. المعيار: تُراجع كل فاتورة تخرج عن الاتساق مع المورد أو المحاسب المختص.
6. قارن تاريخ الفاتورة بتاريخ العهدة وتاريخ الصرف. المعيار: كل فاتورة خارج فترة العهدة لها تفسير مكتوب.
7. عند تنبيه قيد بإمكان التكرار، افتح الفاتورتين وقارن الرقم والمورد والتاريخ والمبلغ. المعيار: القرار بالرفض أو القبول مدوّن بسبب واضح.
8. للفاتورة التي بلا رمز مقروء، سجّلها مع ملاحظة السبب واطلب بديلاً عند الحاجة. المعيار: لا فاتورة بلا رمز تمر دون ملاحظة.
9. صنّف ما يُراد الاحتفاظ به لأغراض الضريبة بمعرفة المحاسب المختص. المعيار: القائمة تُعرض على المختص قبل أي إقرار ضريبي.

كيف يتأكد صاحب المنشأة من التطبيق

• اختر خمس فواتير عشوائية من آخر أسبوع، وافتح كلاً منها، وقارن المورد والمبلغ بالصورة المرفقة.
• راجع «سجل العمليات» لترى من أضاف الفواتير أو عدّلها أو أكّدها ومتى.
• ابحث عن فاتورة لها ملاحظة «الرمز غير مقروء» واسأل المحاسب كيف تحقق منها.
• افتح «التقارير والتحليلات» وصدّر ملف Excel لعهدة واحدة، وتأكد أن الأرقام تطابق ما في الفواتير المرفقة.
• اسأل المحاسب: كم فاتورة أُوقفت هذا الشهر بسبب اختلاف بين الرمز والمطبوع؟ غياب الحالات لا يثبت سلامة المراجعة، فاطلب مثالاً على الإجراء إن وُجد.