دليل قيد (1): أنشئ منشأتك وأول سلفة وأسندها

في هذا الدرس ستبدأ تجربة قيد المجانية، وتنشئ أول سلفة (عهدة) وتحدد مبلغها وتسندها إلى صاحبها، ثم تقرأ شاشة «الرصيد» لتعرف المستلم والمصروف والمتبقي. الدرس موجّه إلى صاحب المنشأة أو المدير، فإنشاء السلفة وتحديد مبلغها وإسنادها من صلاحيات المدير.

قبل أن تبدأ: ما الذي تحتاجه؟

• بيانات منشأتك الأساسية لإنشاء حسابها.
• اسم الشخص الذي ستُسلَّم له العهدة، وهو من سيوثّق صرفها.
• مبلغ السلفة الذي ستسلّمه فعلياً، لأن قيد يبني الرصيد على هذا المبلغ.
• دقائق قليلة؛ فلا حاجة إلى بطاقة بنكية في التجربة.

خطوات الإنشاء والإسناد

1. ابدأ التجربة المجانية: مدتها ١٤ يوماً ولا تتطلب بطاقة بنكية، وأنشئ منشأتك.
2. تأكد أنك بدور «مدير»: هذا الدور يملك الصلاحيات الكاملة، ومنها إنشاء السلفة وإدارة الإعدادات.
3. أنشئ السلفة (العهدة) لتكون الوعاء الذي تُنسب إليه مصروفات صاحبها.
4. حدّد مبلغ السلفة بالريال، وليكن مطابقاً لما سلّمته فعلاً، مثل ٥٬٠٠٠ ريال.
5. أسند السلفة إلى صاحبها، فيصبح هو «صاحب سلفة» الذي يوثّق صرف سلفته.
6. افتح «الرصيد» وتحقق من أن السلفة تظهر بمبلغها المستلم.
7. افتح «السلف» لترى عُهد الفريق كلها، المستلم والمصروف والمتبقي لكل سلفة.

كيف تقرأ «الرصيد»

«الرصيد» يعرض السلفة الحالية بنظرة واحدة في ثلاثة أرقام.

الرقم	معناه	مثال
المستلم	المبلغ الذي أُسند إلى صاحب السلفة	٥٬٠٠٠ ريال
المصروف	ما أُكّد من فواتير واحتُسب من الرصيد	١٬١٥٠ ريال
المتبقي	ما بقي من السلفة بعد المصروف	٣٬٨٥٠ ريال

انتبه إلى أن التأكيد هو ما يحتسب الفاتورة من الرصيد. فالفاتورة التي يسجلها صاحب السلفة تبقى بانتظار اعتماد المدير من «التأكيد»، ولا تنقص المتبقي إلا بعد تأكيدها. وللمدير رفضها إن لم تكن سليمة.

نصيحة عملية: اجعل مبلغ السلفة في قيد مطابقاً تماماً لما سلّمته فعلاً. إذا سلّمت ٣٬٠٠٠ ريال وسجّلت ٥٬٠٠٠، سيظهر «المتبقي» أعلى من الحقيقة وتفقد الرصيد قيمته كمرجع. وإذا أعطيت الموظف دفعة إضافية لاحقاً، فوثّقها كي يبقى الرقم المعروض هو الرقم الواقعي.

ماذا يحدث بعد انتهاء التجربة؟

بعد انتهاء الأيام الـ١٤ تبقى بياناتك متاحة للاطلاع والتصدير، لكن الإضافة والتعديل يتوقفان حتى الاشتراك. الاشتراك شهري بـ٩٩ ريالاً أو سنوي بـ٩٩٠ ريالاً (شهران مجاناً)، ويتم من «الإدارة ← الاشتراك». ومن الأفضل أن تجرّب سلفة حقيقية خلال التجربة لتقرر بناءً على ما رأيته.

إن أردت إعادة الجولة التعريفية في أي وقت، فاضغط زر اللمبة.

قائمة التحقق

1. بدأتُ التجربة المجانية وأنشأتُ المنشأة.
2. أنا بدور «مدير» في المنشأة.
3. أنشأتُ السلفة وحدّدتُ مبلغها بما سُلّم فعلاً.
4. أسندتُ السلفة إلى صاحبها الصحيح.
5. يظهر في «الرصيد» المستلم بالمبلغ المتوقع.
6. أرى السلفة في «السلف» ضمن عُهد الفريق.

الدرس التالي في السلسلة: «دليل قيد (2): الفريق والصلاحيات: أضف الأعضاء واختر الدور المناسب».