سياسة مصروفات الفريق في صفحة واحدة (نموذج جاهز)
نموذج سياسة مصروفات في صفحة واحدة: سقوف، مستندات، صلاحيات اعتماد، ومعالجة الفروقات، مع قائمة تحقق يطبّقها المحاسب.
محتويات المقال
سياسة المصروفات الفعّالة هي صفحة واحدة يفهمها كل موظف في دقيقتين، وتجيب عن ستة أسئلة: ما الذي يُصرف؟ وكم سقف العملية؟ وما المستند المطلوب؟ ومن يعتمد؟ ومتى تُقدَّم الفاتورة؟ وماذا يحدث عند وجود فرق؟ إذا غاب أحد هذه الأجوبة صار القرار اجتهاداً شخصياً من المعتمِد، وصارت الرقابة متفاوتة من موظف لآخر. هذا المقال يعطيك نموذجاً جاهزاً بأرقام توضيحية بالريال، وقائمة تحقق يطبّقها المحاسب.
الأرقام في هذا النموذج أمثلة توضيحية. اضبط السقوف على حجم منشأتك وطبيعة نشاطها، ولا تنقلها كما هي.
لماذا صفحة واحدة؟
السياسة الطويلة لا تُقرأ، وما لا يُقرأ لا يُطبَّق. والصفحة الواحدة تجعل المعتمِد والموظف يرجعان إلى المرجع نفسه عند الخلاف، فيتحول النقاش من «لماذا رفضت؟» إلى «ماذا تقول القاعدة؟». كما أنها تحمي الموظف الأمين، لأنه يعرف مسبقاً ما المقبول وما المستند الذي يحميه.
الأقسام الستة للسياسة
١. الغرض والنطاق
جملتان: على من تسري السياسة (كل من يستلم سلفة أو يشتري باسم المنشأة)، وأي مصروفات تغطيها (مصروفات التشغيل التي تُدفع من السلفة). السلفة هنا عهدة تشغيلية لمصروفات العمل، وليست سلفة راتب ولا قرضاً شخصياً.
٢. الفئات المسموحة والممنوعة
اذكر الفئات المسموحة بأسمائها، مثل: مواد صيانة، مستلزمات موقع، نقل وتوصيل، ضيافة العملاء، وقود مركبات العمل. واذكر ما يحتاج موافقة مسبقة مكتوبة، مثل الأدوات ذات القيمة المرتفعة أو أي صرف خارج المشروع المسند. واذكر ما لا يُصرف من السلفة إطلاقاً، مثل المصروفات الشخصية.
٣. السقوف وطبقات الاعتماد
قسّم المبالغ إلى طبقات واضحة، ولكل طبقة معتمِد محدد. السقف قاعدة تنظيمية يطبّقها المعتمِد عند المراجعة، وليس قيداً يمنع التسجيل.
| قيمة العملية الواحدة | الإجراء | من يقرر |
|---|---|---|
| حتى 500 ريال | تُصرف من السلفة بفاتورة واضحة | صاحب السلفة |
| من 501 إلى 3,000 ريال | موافقة مسبقة مكتوبة قبل الشراء | المدير |
| أكثر من 3,000 ريال | لا تُصرف من السلفة؛ تُشترى عبر أمر شراء | المدير أو المسؤول المالي |
٤. المستند المطلوب
لكل مصروف فاتورة مؤرخة تذكر اسم المورد ورقمه الضريبي وإجمالي المبلغ والضريبة. والفاتورة الإلكترونية تحمل رمز QR يمكن مطابقته مع المطبوعة. اعتماد المصروف داخلياً لا يعني تلقائياً أنه مؤهل للخصم الضريبي؛ فالأهلية لها متطلباتها لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، فارجع للمصدر الرسمي أو لمحاسبك القانوني.
٥. مهلة تقديم الفاتورة
حدّد مدة ثابتة، مثل ثلاثة أيام عمل من تاريخ الشراء. هذه المهلة قاعدة تنظيمية تتابعها أنت بالمراجعة الدورية، وليست تنبيهاً آلياً في المنصة. والمتأخر يُسأل عن سبب التأخر ولا يُعاقَب تلقائياً.
٦. الفروقات والاستثناءات
إذا ظهر فرق بين الرصيد المحسوب والنقد الفعلي، أو مصروف بلا مستند، فالإجراء توثيق الفرق والتحقق من أسبابه ومراجعته مع المختص. لا خصم تلقائياً من راتب الموظف ولا تحميل للمسؤولية قبل التحقق، فقد يكون السبب فاتورة لم تُسجَّل أو مبلغاً أُعيد ولم يُوثَّق.
مثال تطبيقي بالريال
سلفة موقع قيمتها 5,000 ريال بيد مشرف المشروع. اشترى المشرف قطع صيانة بـ 740 ريالاً دون موافقة مسبقة، وهو أعلى من سقف 500 ريال. المعتمِد هنا لا يرفض تلقائياً ولا يقبل تلقائياً؛ يطلب المبرر مكتوباً، ويقرر المدير، ويُسجَّل القرار. وإذا بدت الفاتورة مسجّلة سابقاً نبّه قيد إلى ذلك، لكن التنبيه يستدعي التحقق فقط ولا يثبت تكراراً ولا سوء نية، فيقارن المعتمِد المورد والتاريخ والمبلغ مع المستند الأصلي قبل أي قرار.
كيف تُترجم السياسة داخل قيد
يسهّل قيد تطبيق ما كتبته: ينشئ المدير السلفة ويحدد مبلغها ويسندها لصاحبها، ويرى «الرصيد» المستلم والمصروف والمتبقي بنظرة واحدة. وتُنشأ الفئات في «الإدارة ← المجموعات»، والمشاريع ومراكز التكلفة في «الإدارة» أيضاً، وتُضاف الحقول الإضافية مثل «سبب الصرف» أو «رقم أمر الموافقة» فتظهر عند تسجيل الفاتورة وتُدرج في التقارير وملفات Excel. ويبقى «سجل العمليات» شاهداً على من أضاف أو عدّل أو أكّد، ومتى.
تذكير: الرصيد في قيد محسوب من السجلات، وليس جرداً للنقد الفعلي. الجرد الفعلي لدى صاحب السلفة إجراء مستقل تنص عليه السياسة.
قائمة التحقق: ما يطبّقه المحاسب
- اكتب السياسة في صفحة واحدة بالأقسام الستة واعرضها على المدير؛ معيار الإنجاز: نسخة معتمدة ومؤرخة ومحفوظة.
- حدّد طبقات السقوف الثلاث ومن يعتمد كل طبقة؛ معيار الإنجاز: جدول السقوف مكتوب باسم المعتمِد لا بمسمى عام.
- أنشئ المجموعات في «الإدارة» بأسماء تطابق الفئات المسموحة؛ معيار الإنجاز: لا فئة في السياسة بلا مجموعة، ولا مجموعة بلا فئة.
- فعّل حقلاً إضافياً لسبب الصرف أو رقم الموافقة للمصروفات فوق 500 ريال؛ معيار الإنجاز: يظهر الحقل عند تسجيل الفاتورة ويظهر في ملف Excel.
- اطلب من المدير إسناد كل سلفة إلى صاحب واحد بمبلغ محدد؛ معيار الإنجاز: لا سلفة مشتركة بين شخصين.
- راجع أسبوعياً الفواتير بانتظار التأكيد وقارن تواريخها بمهلة الثلاثة أيام؛ معيار الإنجاز: قائمة مكتوبة بالمتأخر وأسبابه.
- عند ظهور تنبيه فاتورة مسجّلة مسبقاً، طابق المورد والتاريخ والمبلغ مع المستند الأصلي قبل التأكيد أو الرفض؛ معيار الإنجاز: ملاحظة مكتوبة بنتيجة المطابقة.
- وثّق كل فرق أو مصروف بلا مستند في مذكرة مستقلة وارفعها للمدير دون أي خصم من الراتب؛ معيار الإنجاز: لكل فرق مذكرة تشمل المبلغ والسبب المحتمل والمستندات.
- أجرِ جرداً فعلياً للنقد مع صاحب السلفة شهرياً وقارنه بالمتبقي في «الرصيد»؛ معيار الإنجاز: محضر جرد موقّع.
- اطلب من المدير إقفال الحساب من «مراجعة الحساب» بعد إنهاء المطابقة؛ معيار الإنجاز: رقم إقفال محفوظ باسم من أقفل وتاريخه.
كيف يتأكد صاحب المنشأة من التطبيق
- اطلب نسخة السياسة المعتمدة وتأكد أنها صفحة واحدة وبها الأقسام الستة.
- افتح «الإدارة» وراجع المجموعات والحقول الإضافية: هل تطابق الفئات المكتوبة؟
- افتح «السلف» وتأكد أن لكل سلفة صاحباً واحداً وأن المتبقي معقول بالنسبة للمستلم.
- اختر ثلاث فواتير فوق 500 ريال وتحقق من وجود موافقة مسبقة وسبب صرف مسجّل.
- افتح «سجل العمليات» وراجع من أكّد الفواتير الأخيرة؛ المفترض أن يكون المعتمِد المحدد في السياسة.
- اطلب محضر الجرد الأخير ورقم الإقفال الأخير من «مراجعة الحساب».