دليل قيد (4): اعتماد الفواتير ورفضها من «التأكيد»

في هذا الدرس تتعلّم كيف تراجع الفواتير التي سُجّلت في قيد من «التأكيد»، ومتى تؤكدها ومتى ترفضها، وماذا يتغير في الرصيد بعد كل قرار، وكيف يتابع صاحب السلفة حالة فواتيره من «فواتيري». الدرس موجّه للمدير، لأنه الدور الذي يعتمد الفواتير في قيد. والخلاصة: الفاتورة بانتظار التأكيد محتسبة من الرصيد منذ تسجيلها، فتأكيدها يغيّر حالة المراجعة فقط ولا يخصم مبلغها مرة ثانية، أما رفضها فيستبعد مبلغها من المصروف ويرفع المتبقي.

ماذا يغيّر التأكيد وماذا يغيّر الرفض؟

خذ مثالاً: سلفة مبلغها ٥٠٠٠ ريال، سُجّلت عليها ثلاث فواتير: ١٢٠٠ ريال مؤكدة، و٨٠٠ ريال بانتظار التأكيد، و٣٠٠ ريال بانتظار التأكيد. افترض أنه لا توجد إضافات ولا مبالغ معادة أو مرحّلة. المصروف يشمل المؤكدة وبانتظار التأكيد، فيكون ٢٣٠٠ ريال، والمتبقي ٢٧٠٠ ريال.

إن سمعت من فريقك أن مبلغ الفاتورة المعلّقة «محجوز»، فالمقصود أنه محتسب أصلاً في المصروف. لا توجد في قيد محفظة ولا عملية حجز أموال مصرفية، و«بانتظار» جزء من المصروف وليست خصماً إضافياً عليه.

الخطوات

1. افتح «التأكيد» وستجد الفواتير التي تنتظر قرارك. تذكّر أن فواتير «موظف المتابعة» تبقى بانتظار التأكيد حتى تراجعها أنت.
2. افتح كل فاتورة وراجع المورد والرقم الضريبي والتاريخ والإجمالي والضريبة، وقارنها بالمرفق (صورة أو PDF). قيد يقرأ هذه البيانات من رمز QR أو تلقائياً، لكن القراءة لا تغني عن مراجعتك للمبلغ والبند.
3. راجع بنود الفاتورة التفصيلية إن سُجّلت، والحقول الإضافية إن فُعّلت من «الإدارة».
4. إذا نبّه قيد إلى أن الفاتورة بدت مسجّلة مسبقاً، فقارنها بالفاتورة المشابهة قبل القرار. تشابه الحقول يستدعي التحقق ولا يثبت وحده أن الفاتورة مكررة.
5. اطّلع على «الرصيد» أو «السلف» لتعرف المستلم والمصروف والمتبقي قبل أن تقرر.
6. أكّد الفاتورة السليمة. هذا يغيّر حالة المراجعة ولا يخصم مبلغها مرة ثانية، لأنها محتسبة أصلاً منذ تسجيلها.
7. ارفض الفاتورة غير المقبولة (غير مطابقة أو غير واضحة أو مكررة بعد التحقق). مبلغها يخرج من المصروف ويرتفع المتبقي بقدره. رفض السجل لا يعني أن مبلغاً نقدياً عاد إلى أحد، فلا تعامله كمبلغ مُعاد.
8. إذا تغيّر الحكم، ألغِ التأكيد أو أعد الفاتورة من الرفض. إلغاء التأكيد يغيّر حالة المراجعة فقط، وإعادة المرفوضة تعيد احتساب مبلغها في المصروف.
9. اطلب من صاحب السلفة فتح «فواتيري» ليرى مصروفاته وحالتها: بانتظار اعتماد المدير أو معتمدة. أبلغه بوسيلتك المعتادة بسبب أي فاتورة رُفضت ليصحّح ما يلزم.
10. عند الحاجة إلى معرفة من أكّد أو عدّل ومتى، ارجع إلى «سجل العمليات».

نصيحة عملية: خصّص وقتاً ثابتاً للمراجعة، مثل نصف ساعة في آخر كل يوم عمل، حتى لا تتراكم الفواتير. ولا تنتظر نهاية الشهر. المراجعة اليومية تكشف الفاتورة الناقصة أو المكررة والموظف ما زال يتذكر تفاصيلها، ومراجعة ١٠ فواتير أسهل من مراجعة ١٥٠ دفعة واحدة.

قائمة التحقق

1. أنت بدور «مدير» وتفتح «التأكيد» بنفسك.
2. راجعت كل فاتورة بانتظار التأكيد مع مرفقها: المبلغ والبند والتاريخ والمورد.
3. تحققت من أي فاتورة نبّه قيد إلى احتمال تسجيلها مسبقاً قبل قرارك.
4. أكّدت السليمة ورفضت غير المقبولة، وتأكدت أن المتبقي في «الرصيد» تغيّر بالمقدار المتوقع بعد الرفض فقط.
5. طلبت من صاحب السلفة التأكد من حالة فواتيره في «فواتيري».
6. أبلغت صاحب السلفة بسبب كل فاتورة مرفوضة.

بعد أن تنتهي من مراجعة الفواتير تأتي مرحلة مراجعة الحساب نفسه. الجزء التالي: «دليل قيد (5): مراجعة الحساب وإقفاله وإعادة فتحه».