دليل قيد (5): مراجعة الحساب وإقفاله وإعادة فتحه

في هذا الدرس تتعلم متى تُقفل الحساب في قيد، وما الذي يتغير بعد الإقفال، وكيف تعيد فتحه عند الحاجة إلى تصحيح، وكيف يظهر ذلك في «سجل العمليات». الدرس موجّه إلى المدير الذي يملك صلاحية الإقفال، وإلى المحاسب الذي يجهّز المراجعة ويرفع ملاحظاته للمدير قبل الإقفال.

ما الذي يعنيه الإقفال في قيد؟

يُقفل المدير الحساب من «مراجعة الحساب»، فلا يُعدَّل أي مصروف فيه إلا بعد إعادة فتحه. ويحفظ قيد رقم الإقفال، واسم من أقفل، ووقت الإقفال. الإقفال إذن نقطة تثبيت: ما راجعتَه واتفقتَ عليه لا يتغير بالخطأ أو بتعديل متأخر.

متى تُقفل الحساب؟

أقفل الحساب بعد أن تنتهي من مراجعته، لا قبلها. القاعدة العملية: لا تقفل وفي الحساب فواتير بانتظار التأكيد لم يُبتّ فيها، ولا مصروف تشك في مبلغه أو بنده. هذه توصية تنظيمية للمنشأة، وليست شرطاً يفرضه قيد.

مثال: سلفة مشروع مبلغها 5,000 ريال. المصروف المسجّل 4,300 ريال، منها 600 ريال بانتظار التأكيد، والمعاد 400 ريال. المتبقي المحسوب = 5,000 − 4,300 − 400 = 300 ريال. لاحظ أن الـ600 جزء من الـ4,300 وليست خصماً إضافياً. وهذه الـ300 رقم محسوب من السجلات وليست جرداً للنقد، فيُجرى الجرد الفعلي إجراءً مستقلاً.

خطوات المراجعة والإقفال

1. افتح «السلف» وراجع المستلم والمصروف والمتبقي لكل سلفة، وسجّل أي رقم يحتاج تفسيراً.
2. افتح «التأكيد» واحسم الفواتير المعلقة: أكّدها أو ارفضها بحسب ما تعلمته في الجزء الرابع.
3. اطلب من المحاسب كتابة ملاحظاته على أي فاتورة أو بند يحتاج تصحيحاً، وصحّحه قبل الإقفال لا بعده.
4. افتح «التقارير والتحليلات» وصدّر تقرير PDF أو ملف Excel للمراجعة والحفظ (شاملاً أو لصاحب سلفة محدد).
5. افتح «مراجعة الحساب» وأقفل الحساب (هذه الخطوة للمدير وحده).
6. دوّن رقم الإقفال في ملف المراجعة الشهري، وتأكد أن اسم من أقفل ووقت الإقفال محفوظان.

إعادة الفتح للتصحيح

إذا اكتشفت بعد الإقفال خطأً يستوجب التصحيح، فلا حل إلا إعادة فتح الحساب من المدير. مثال: فاتورة قيمتها 230 ريالاً سُجّلت 320 ريالاً بالخطأ. بعد الإقفال لا يمكن تعديلها، فيعيد المدير فتح الحساب، ثم يصحح المصروف، ثم يُقفل الحساب من جديد بعد المراجعة.

نصيحة عملية: اجعل إعادة الفتح استثناءً موثقاً. قبل أن يعيد المدير فتح الحساب، يكتب المحاسب سطراً في ملف المراجعة: أي مصروف سيُصحَّح، ولماذا، وما القيمة الصحيحة. وبعد التصحيح راجع «سجل العمليات» وتأكد أن التعديل هو ما اتُّفق عليه فقط. هذا إجراء تنظيمي في منشأتك وليس ميزة في المنتج.

أثر الإقفال وإعادة الفتح على سجل العمليات

يعرض «سجل العمليات» من أضاف أو عدّل أو أكّد، ومتى تمت العملية. فإذا عُدّل مصروف بعد إعادة الفتح، فالمرجع لمعرفة من عدّل ومتى هو السجل. أما رقم الإقفال ومن أقفل ومتى فمحفوظة مع الإقفال نفسه. ولا يغني السجل عن مراجعة بشرية: وجود عملية فيه لا يثبت أنها صحيحة، وإنما يتيح لك التحقق منها.

تنبيه: لا تعامل الفرق في الرصيد على أنه خطأ من الموظف. وثّق الفرق وتحقق منه وراجعه مع المختص، ولا تتخذ إجراءً على الموظف قبل التحقق.

قائمة التحقق

1. راجعتَ «السلف» وفسّرتَ كل رقم غير مألوف في المتبقي.
2. لا توجد فواتير معلقة في «التأكيد» قبل الإقفال.
3. صدّرتَ تقرير المراجعة وحفظتَه مع ملف الشهر.
4. أقفل المدير الحساب من «مراجعة الحساب».
5. دوّنتَ رقم الإقفال واسم من أقفل ووقته.
6. عند أي إعادة فتح، كُتب سبب التصحيح قبل التنفيذ، وراجعتَ «سجل العمليات» بعده.

الجزء التالي من السلسلة: «دليل قيد (6): المشاريع ومراكز التكلفة والمجموعات».