دليل قيد (2): الفريق والصلاحيات وأدوار المستخدمين

في هذا الدرس تتعلم الأدوار الأربعة في قيد: «مدير» و«موظف متابعة» و«اطلاع فقط» و«صاحب سلفة»، ومتى تمنح كل عضو في فريقك الدور المناسب، وكيف تضيف المستخدمين من «الإدارة». الدرس موجّه للمدير الذي يهيّئ فريقه قبل أن يبدأ تسجيل المصروفات. القاعدة المختصرة: امنح كل شخص أقل دور يكفيه لأداء مهمته، واحتفظ بدور «مدير» لمن يعتمد الفواتير ويقفل الحسابات.

الأدوار الأربعة في قيد

متى تستخدم كل دور؟

مدير: لمن يملك قرار الاعتماد والإقفال

هذا الدور يعتمد الفواتير ويقفل الحسابات من «مراجعة الحساب» ويدير الإعدادات، فلا تمنحه إلا لمن يتحمل هذه المسؤولية فعلاً. وهو من ينشئ السلفة ويحدد مبلغها ويسندها إلى صاحبها، كما يصل إلى «التقارير والتحليلات» لتصدير التقارير.

موظف متابعة: للمحاسب الذي يسجّل في أكثر من سلفة

يسجّل موظف المتابعة في كل السلف، لكن فواتيره تبقى بانتظار التأكيد. يناسب المحاسب أو مسؤول المشتريات الذي يدخل فواتير عدة أشخاص ولا تريد أن يكون ما سجّله نهائياً دون مراجعة.

اطلاع فقط: لمن يحتاج الرؤية لا العمل

اختره للشريك أو لمن يريد متابعة المنشأة دون أن يكون له دور في التسجيل أو الإعدادات.

صاحب سلفة: لمن يصرف من العهدة

هو الشخص الذي أُسندت إليه السلفة ويوثّق صرفها. يتابع مصروفاته وحالتها في «فواتيري»: بانتظار اعتماد المدير أو معتمدة.

مثال: منشأة مقاولات صغيرة

صاحب المنشأة مدير. المحاسب موظف متابعة يسجّل فواتير المشتريات في السلف. مشرف الموقع صاحب سلفة بمبلغ ٥٬٠٠٠ ريال لمصروفات الموقع، يوثّق ما يصرفه ويتابعه في «فواتيري». الشريك الذي يريد المتابعة فقط يُضاف باطلاع فقط. بهذا يعرف كل شخص حدود عمله، ويبقى الاعتماد النهائي عند المدير.

خطوات إضافة الأعضاء

1. افتح «الإدارة» من القائمة الرئيسية.
2. اختر «المستخدمين».
3. أضف المستخدم الجديد، وحدد له الدور من الأدوار الأربعة بحسب مهمته.
4. راجع الدور قبل الحفظ بسؤال واحد: ماذا يحتاج هذا الشخص أن يفعل فعلاً؟
5. كرر الخطوات لكل عضو، وابدأ بأصحاب السلف حتى تسند لهم سلفهم بعد ذلك كما في «دليل قيد (1)».
6. راجع «سجل العمليات» بين حين وآخر لتعرف من أضاف أو عدّل أو أكّد، ومتى تمت العملية.

نصيحة عملية: لا تمنح دور «مدير» لكل من يطلبه تيسيراً للعمل. ابدأ بمديرين قلائل، وأعطِ المحاسب «موظف متابعة»، ثم ارفع الدور لاحقاً إن احتجت. تقليل عدد من يعتمد ويقفل الحسابات يسهّل المراجعة ويوضح المسؤولية.

قائمة التحقق

• أضفت كل أعضاء الفريق من «الإدارة» ثم «المستخدمين».
• لكل عضو دور يناسب مهمته، ودور «مدير» محصور فيمن يعتمد ويقفل الحسابات.
• المحاسب أو مسؤول المشتريات مضاف بدور «موظف متابعة».
• أصحاب السلف مضافون بدور «صاحب سلفة» وأُسندت لهم سلفهم.
• يعرف أصحاب السلف أنهم يتابعون حالة مصروفاتهم في «فواتيري».
• فتحت «سجل العمليات» وتأكدت أنه يعرض العمليات الأخيرة.

الجزء التالي من السلسلة: «دليل قيد (3): تسجيل مصروف: صوّر الفاتورة ودع قيد يقرأها».