دليل قيد (3): تسجيل مصروف بتصوير الفاتورة

في هذا الدرس تتعلم كيف تسجّل مصروفاً من شاشة «مصروف جديد»: تصوّر الفاتورة أو ترفقها، فيقرأ قيد بياناتها، ثم تراجع المبلغ والبند وتسجّل البنود التفصيلية عند الحاجة. الدرس موجّه لصاحب السلفة الذي يصرف من عهدته، ولموظف المتابعة الذي يسجّل في كل السلف.

ثلاث طرق لإدخال الفاتورة

من «مصروف جديد» تختار إحدى الطرق التالية:

• تصوير الفاتورة بالكاميرا مباشرة.
• اختيار صورة الفاتورة من المعرض.
• إرفاق ملف PDF للفاتورة.

كيف يقرأ قيد الفاتورة

يبدأ قيد بقراءة رمز QR في الفاتورة الإلكترونية، ويستخرج منه المورد والرقم الضريبي والتاريخ والإجمالي والضريبة. وإن لم يجد رمزاً مقروءاً، يقرأ الفاتورة تلقائياً، وللقراءة التلقائية رصيد شهري. القراءة تسبق مراجعتك ولا تغني عنها: أنت من يتأكد أن الأرقام تطابق الفاتورة التي بيدك.

خطوات تسجيل مصروف

1. افتح «مصروف جديد».
2. صوّر الفاتورة بالكاميرا مباشرة، أو اخترها من المعرض، أو أرفق ملف PDF.
3. انتظر قراءة قيد للفاتورة: عبر رمز QR أولاً، وإن لم يوجد رمز مقروء فبالقراءة التلقائية.
4. راجع المبلغ والبند، وصحّح أي قيمة لا تطابق الفاتورة الأصلية.
5. إن أردت، سجّل بنود الفاتورة تفصيلياً بدلاً من الاكتفاء بالإجمالي.
6. أكمل الحقول الإضافية إن كان المدير قد فعّلها من «الإدارة»؛ وتظهر عندها كخطوة إضافية أثناء التسجيل.
7. إن ظهر تنبيه بأن الفاتورة تبدو مسجّلة مسبقاً، فتحقق منها قبل المتابعة (التفاصيل في القسم التالي).
8. بعد إتمام التسجيل، تابع حالة الفاتورة من «فواتيري»: بانتظار اعتماد المدير أو معتمدة.

نصيحة من واقع المنشآت: للحصول على قراءة أدق، صوّر الفاتورة بالكاميرا مباشرة من داخل «مصروف جديد» بدل استخدام صورة مصغّرة وصلتك عبر تطبيق محادثة. صوّرها على سطح مستوٍ وإضاءة جيدة، وتأكد أن رمز QR والإجمالي ظاهران كاملين. وصوّر الفاتورة في يوم الشراء قبل أن تبهت أو تتجعد.

مثال بالريال: فاتورة مكتبة

سلفة مبلغها ٣٬٠٠٠ ريال، وقد سُجّل منها مصروف ١٬٢٠٠ ريال فصار المتبقي ١٬٨٠٠ ريال. اشترى صاحب السلفة من مكتبة بإجمالي ٢٣٠ ريالاً: ورق تصوير بـ ١٥٠ ريالاً وأحبار طابعة بـ ٨٠ ريالاً. صوّر الفاتورة، وراجع الإجمالي، وسجّل البندين تفصيلياً ليظهر في السجل ما اشتراه بالضبط.

بعد التسجيل يصبح المصروف ١٬٤٣٠ ريال والمتبقي ١٬٥٧٠ ريالاً، على افتراض عدم وجود مبالغ معادة أو مرحّلة. والفاتورة محتسبة في المصروف منذ لحظة تسجيلها وهي بانتظار التأكيد، ولا يُخصم مبلغها مرة ثانية عند تأكيدها. وتذكّر أن «الرصيد» محسوب من السجلات وليس جرداً للنقد الفعلي الموجود معك.

تنبيه الفاتورة المكررة

ينبّه قيد إذا بدت الفاتورة مسجّلة مسبقاً. اعتبره دعوة للتحقق لا حكماً نهائياً؛ فتشابه الحقول لا يثبت وحده أن الفاتورة مكررة. قارن الفاتورة بالسجل السابق: المورد ورقم الفاتورة والتاريخ والإجمالي.

• إن كانت الفاتورة نفسها مسجّلة من قبل، فلا تكمل تسجيلها مرة ثانية.
• إن كانت فاتورة مختلفة تشبهها، كأن تكون عملية شراء ثانية من المورد نفسه في اليوم نفسه، فتابع التسجيل وأرفق الفاتورة الصحيحة.
• إن لم تكن متأكداً، فاسأل موظف المتابعة أو المدير قبل المتابعة.

وعدم ظهور التنبيه لا يغني عن مراجعة الفواتير عند التأكيد.

قائمة التحقق

1. صوّرت الفاتورة بالكاميرا مباشرة أو أرفقت ملف PDF واضحاً، ورمز QR والإجمالي ظاهران.
2. طابق المبلغ في «مصروف جديد» الإجمالي المكتوب على الفاتورة الأصلية.
3. اخترت البند المناسب للمصروف.
4. سجّلت البنود التفصيلية إن كانت الفاتورة تضم أكثر من صنف.
5. أكملت الحقول الإضافية إن ظهرت خطوتها.
6. راجعت تنبيه التكرار إن ظهر وقارنت الفاتورة بالسجل السابق قبل المتابعة.
7. ظهرت الفاتورة في «فواتيري» بحالتها المتوقعة.

الجزء التالي من السلسلة: «دليل قيد (4): اعتماد الفواتير ورفضها من «التأكيد»».